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玉溪师范学院举办学术会议管理办法
时间:2017-10-24 16:13:21   来源:   阅读次数:

(修订稿)
 
第一章  总  则
    第一条  为促进对外学术交流,与国内外学者建立联系和开展科研合作,了解国内外主要科学研究领域的动态和重要进展,推进我校学科建设,对我校举办的学术会议进行规范管理,特制定本办法。
    第二条  学术会议是指以学术研讨为核心而组织的会议。主要分为国际学术会议、全国性学术会议和全省性学术会议。国际学术会议是指具有相当数量来自三个或三个以上国家(含我国)的学者参加的学术会议;全国性学术会议是指由全国重要学术团体和单位组织的学术会议;全省性的学术会议是指由省级重要学术团体和单位组织的学术会议。
    第三条  凡我校举办的属本管理办法范围内的学术会议,组织方须署名“玉溪师范学院”。
 
第二章  举办学术会议的申请程序
    第四条  向学校申请举办国际国内学术会议的条件:
    (一)举办的学术会议的会议内容原则上应与我校学科专业相关。
    (二)我校在相关研究领域应有良好的基础,有高水平的学术带头人及结构合理的学术梯队,已取得国内外同行专家认可的学术成果和创新性成果。
    为了有充足时间筹备会议,二级学院向学校提出举办国际学术会议、全国性学术会议或全省性学术会议,原则上要求分别提前一年、八个月和半年递交申请。
    第五条  申请举办学术会议,申请者须向科研处提交《玉溪师范学院学术交流活动审批表》(含《玉溪师范学院哲学社会科学报告会、研讨会、讲座、论坛登记审批表》)《玉溪师范学院学术交流活动经费预算表》。科研处及相关部门对申请表审核、签署意见后,报学校领导审批。
    第六条  申请一经批准,即着手开展筹备工作。会议设筹备委员会,一般由申请二级学院领导、会议主要组织人员及党院办、国际交流处、科研处、计财处、后勤保卫处、后服中心等相关二级单位的主要负责人组成。筹备委员会下设秘书组和会务组。筹备委员会应不定期召开会议,协商解决筹备工作中需要解决的问题。
 
第三章  举办学术会议的经费资助
    第七条  会议经费原则上“以会养会”,学校给予适当资助,学校资助经费的办法是以会议收到的会务费(不含考察费)总数为基数,分别乘以不同的比例,其中:
    国际学术会议:基数×35%;
    全国性学术会议:基数×20%;
    全省性学术会议:基数×15%。
    对于特邀的院士,学校负责报销往返机票及提供交通工具接送。对于会议特邀的著名国际专家,学校报销其在我国境内直达学校的往返机票,负责其参会期间的住宿及提供交通工具接送,所需经费计入学校资助等。
    对学校经费资助确有特殊要求的,可向学校领导提出申请,资助情况由学校领导决定。
    第八条  为了充分争取社会力量的支持,在征得学校同意的前提下,学术会议的承办方(二级学院)可利用会议的相关资源向社会各界筹集会议经费。
    第九条  学校提供资助的经费,应本着节约原则,专款专用,凭正式发票按财务规定办理报销手续。会议经费若有结余,将用于所在学科的其它科研活动,使用范围依照科研经费使用办法管理。
 
第四章  学术会议资料的存档
    第十条  会议闭幕一周内,承办学术会议的二级学院将会议档案资料整理送交学校档案馆存档。
    会议档案资料包括:会议申请书、批准书,各项筹备记录、会议日程、参会人员名单、会议记录、会议论文等。
  
 
第五章  附则
    第十一条  本办法自公布之日起执行,由科研处、国际交流处负责解释。
 
 
 
玉溪师范学院  
二O一三年十二月